Grundsätzlich entscheidet bei der ordentlichen Verwaltung die Mehrheit der Eigentümergemeinschaft. Die Mehrheit der Wohnungseigentümer bestimmt sich nach den Eigentumsanteilen an der Liegenschaft. Das bedeutet, dass z.B. auch eine einzige Wohnungseigentümerin/ein einziger Wohnungseigentümer die Mehrheit der Wohnungseigentümerinnen/Wohnungseigentümer darstellen kann, wenn sie/er Eigentümerin/Eigentümer von mehr als der Hälfte der Liegenschaftsanteile ist. 

Folgende Punkte zählen zur ordentlichen Verwaltung einer Liegenschaft:

• Ordnungsgemäße Erhaltung der allgemeinen Teile der Liegenschaft und Behebung ernster Schäden des Hauses
• Bildung einer angemessenen Rücklage
• Aufnahme eines Darlehens zur Deckung der durch eine Rücklage nicht gedeckten Kosten für eine in längeren als einjährigen Abständen wiederkehrenden Arbeit, die der ordnungsgemäßen Erhaltung dient
• Angemessene Versicherung der Liegenschaft
• Bestellung eines Verwalters und Auflösung des Verwaltungsvertrags
• Bestellung und Abberufung der Eigentümervertreterin/des Eigentümervertreters
• Erlassung und Änderung der Hausordnung
• Vermietung von verfügbaren allgemeinen, aber einer gesonderten Nutzung zugänglichen Teilen der Liegenschaft an Personen, die nicht Wohnungseigentümer sind und die Aufkündigung solcher Mietverträge
• Erstellung und Vorrätighaltung eines Energieausweises für das gesamte Gebäude

Zur außerordentlichen Verwaltung zählen alle Verwaltungsangelegenheiten, die über die ordentliche Verwaltung hinausgehen, beispielsweise folgende Punkte:

• Veränderungen an allgemeinen Teilen der Liegenschaft, die über Erhaltungsmaßnahmen hinausgehen, etwa nützliche Verbesserungen oder sonstige bauliche Veränderungen wie die Errichtung eines Aufzugs, der Umbau von allgemeinen Bereichen oder die Schaffung zusätzlicher Fahrradabstellplätze.
• Abschluss von Mietverträgen für Garagenplätze mit Wohnungseigentümern

Sollen allgemeine Teile der Liegenschaft im Rahmen der außerordentlichen Verwaltung verändert werden, genügt der Beschluss der Mehrheitseigentümerinnen/Mehrheitseigentümer. Überstimmte Wohnungseigentümerinnen/Wohnungseigentümer können jedoch innerhalb von drei Monaten ab dem Anschlag des Beschlusses im Haus einen Antrag auf gerichtliche Aufhebung stellen. Der Antrag ist innerhalb von sechs Monaten zu stellen, wenn keine ordnungsgemäße Verständigung über die beabsichtigte Beschlussfassung erfolgt ist.

Das Gericht muss den Mehrheitsbeschluss dann auf Antrag aufheben, wenn die geplante Veränderung die Antragstellerin/den Antragsteller übermäßig beeinträchtigen würde oder die Kosten der geplanten Veränderung (auch unter Berücksichtigung der in absehbarer Zeit anfallenden Erhaltungsarbeiten) nicht aus der Rücklage gedeckt werden könnten.

Ausnahme: Der Mehrheitsbeschluss wird jedoch nicht aufgehoben, wenn der nicht gedeckte Kostenanteil von der beschließenden Mehrheit getragen wird oder es sich um eine Verbesserung handelt, die auch unter der Berücksichtigung der fehlenden Kostendeckung in der Rücklage für alle Wohnungseigentümer eindeutig ein Vorteil ist.

Auch eine Benützungsregelung, also eine Vereinbarung über die Nutzung allgemeiner Teile der Liegenschaft, zählt zur außerordentlichen Verwaltung. Sie kann nur einstimmig und schriftlich durch alle Wohnungseigentümerinnen/Wohnungseigentümer getroffen werden. Kommt keine Einigung zustande, kann auf Antrag das Gericht eine verbindliche Regelung erlassen.