Das für den Sterbefall zuständige Bezirksgericht übermittelt dem nach der Verteilungsordnung ermittelten Notar (auch Gerichtskommissär) eine Sterbemitteilung. Der Notar erhebt nun (bei einem Bestattungsunternehmen, an der Sterbeadresse oder durch Befassung der Gemeinde) Angehörige und schickt dann (zumeist an den Besteller des Begräbnisses) eine Einladung zur Todesfallaufnahme. Diese ergeht an Personen, die über die persönlichen und vermögensrechtlichen Verhältnisse des Verstorbenen Bescheid wissen könnten. Bei dem Termin werden diese Verhältnisse anhand eines Fragenkatalogs festgehalten und es wird geklärt, welche weiteren Maßnahmen erforderlich sind.

Es ist nicht erforderlich, dass alle erbberechtigten Personen zur Errichtung der Todesfallaufnahme kommen. Oft erfährt der Gerichtskommissär erst im Rahmen der Todesfallaufnahme, wer Partei des Verlassenschaftsverfahrens ist.

Zur Todesfallaufnahme sollten, soweit vorhanden, folgende Unterlagen mitgebracht werden:

• Aufstellung der nächsten Angehörigen (Ehegatten, Kinder, Enkel, Eltern, Geschwister) mit Namen, Adressen, Geburtsdaten, Berufen sowie die Standesurkunden
• Geburtsurkunde, allfällige Heiratsurkunde oder Scheidungsvergleich des Verstorbenen
• Letztwillige Verfügungen: Testamente im Original, Eheverträge, Erb- und Pflichtteilsverzichtsverträge
• Adoptionsurkunden, Gerichtsbeschlüsse über die Bestellung zum Erwachsenenvertreter
• Todesfallkosten: Rechnungen beispielsweise von Bestattungsunternehmen, Grabstein (Auftragsbestätigung), Trauermahl, Blumen und Grabschmuck, Grabpflege, Todesanzeigen, Trauerbillets
• Lohn/Pension: Arbeitgeber/Versicherungsanstalt und Sozialversicherungsnummer
• Sparbücher im Original; Bankinstitute und Sparbuchnummern
• Gehalts-/Pensionskonten (letzte Auszüge): Bankinstitute und Kontonummern
• Bausparverträge (letzter Auszug) mit Bausparinstitut und Vertragsnummer
• Sonstige Girokonten, Depotkonten, Wertpapiere (letzte Auszüge): Bankinstitute und Kontonummern
• Schließfächer und Safes: Bankinstitute und Fachnummern
• Lebensversicherungen, Sterbeversicherungen: Versicherungsunternehmen und Polizzennummern
• Schulden: offene Pflegekosten, Krankenhausbeiträge, Kredit- und Darlehensschulden, Bürgschaften
• Bei Faustfeuerwaffen: Waffenpass, Waffenbesitzkarte und Waffennummern
• Liegenschaften: Grundbuch und Einlagezahl, Einheitswertbescheid des Finanzamtes
• Fahrzeuge: Zulassungsbescheinigung bzw. Typenschein und Versicherung
• sonstige Unterlagen zur Bewertung von Wohnungseinrichtung, Geräten, Schmuck und Wertsachen